A Native Számlázó program felküldés előtt minden számlát külön ellenőriz, hogy megfelel-e a NAV online számlaadat-szolgáltatásnak. Ennek a belső kontrollfolyamatnak köszönhetően jelentősen leszűkült a hibalehetőségek száma. A számla listában a számlaszámok előtti színes kör jelöli milyen státuszban van a felküldés (zöld ● - sikeres, sárga ● - figyelmeztetés és piros ● - hiba), ezt célszerű rendszeresen ellenőrizni, hogy mielőbb javíthassuk az esetleges problémát.
Ha a Native Számlázó programban piros ● vagy sárga ● kör jelenik meg a számla előtt - más számlázó programokban ettől eltérő hibajelzés lehetséges -, akkor lépjünk be az Online Számla - NAV https://onlineszamla.nav.gov.hu/home felületen.
Technikai érvénytelenítésre és a számlák adatainak kézi rögzítésére csak az elsődleges felhasználó, illetve a “Számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználó jogosult.
Adatszolgáltatás ellenőrzése
Először is ellenőrizzük mi okozta a hibás rögzítést, ehhez válasszuk ki a felső menüből a Számlák / Adatszolgáltatások menüpontot.
Állítsuk be a szűrési feltételeket (létrehozás dátumtól – létrehozás dátumig) és nyomjuk meg alul a Szűrés gombot.
A megjelenő listából keressük meg azt a számlát, amelynek a státuszában piros X látható. A sor végén a lefelé néző háromszögre kattintva betöltődő ablakban a sor elején nyomjuk meg a lefelé mutató nyilat, hogy megnézzük a technikai hiba leírását.
Ezt érdemes a program fejlesztőjének elküldeni, hogy meg tudja keresni és javítani a hibát.
Technikai érvénytelenítés
A technikai érvénytelenítéshez a felső menü sorban lépjünk át a Számlák / Kimenő Számlák menüpontba.
Itt is állítsuk be a szűrést (dátum) és keressük meg a javítandó számla sorszámát.
Ha nem találjuk a számlát, akkor itt nincs további teendőnk, ebben az esetben a hibás számlát kézzel kell rögzíteni.
Fontos, hogy a technikai érvénytelenítés kizárólag az adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál! Tehát akkor, ha a számla helyesen lett kiállítva, de az adatszolgáltatás (felküldés) során hiba lépett fel.
Hibás adatokkal kiállított számlát a számlázó programban érvénytelenítő (sztornó) számla készítésével, majd a helyes számla kiállításával tudja javítani.
A listában az érvényteleníteni kívánt számla sorának végén a műveletek oszlopban lévő három pontra kattintva felajánlott menüből válasszuk a “Technikai érvénytelenítés” menüpontot.
A megjelenő űrlapon szerepel az érvénytelenítendő számlaszám, alatta a lenyíló menüből válasszuk ki az érvénytelenítés kódját és szövegesen írjuk be az érvénytelenítés okát majd kattintsunk a Mentés gombra.
Technikai érvénytelenítés jóváhagyása
A technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni, ehhez lépjünk a felső menüben a Nyilatkozatok / Adatszolgáltatás érvénytelenítése menüpontba.
Állítsuk be a szűrés feltételeit (pl. dátum), majd kattintsunk a jóváhagyni kívánt sor végén a lefelé néző háromszögre.
A megjelenő ablakban ellenőrizzük az adatokat és alul nyomjuk meg az „Érvénytelenítés elfogadása” gombot,
amennyiben véglegesíteni szeretnénk a technikai érvénytelenítést.
Ha visszalépünk a listához, akkor az „Érvénytelenítési státusz” oszlopban már a „Jóváhagyva” szövegnek kell szerepelnie.
Ezzel a technikai érvénytelenítés megtörtént, most már a kiállított számla adatait a valóságnak megfelelően rögzíthetjük.
Számlaadat-rögzítés
A technikai érvénytelenítés után a számla adatait manuálisan kell rögzíteni a NAV Online Számla rendszerben.
Lépjünk a felső menüsor Számlaadat-rögzítés menüpontjába.
A megjelenő képernyőn válasszuk ki, hogy egyszerűsített vagy bővített rögzítést szeretnénk:
- Egyszerűsített rögzítés: a rögzíteni kívánt számlán csak kötelező adat szerepel
- Bővített rögzítés: a rögzíteni kívánt számlán a kötelező tartalmi elemeken túl egyéb adatok is szerepelnek
Első lépés a forrás kiválasztása, ahol az alábbi lehetőségeket ajánlja fel a rendszer:
Adatszolgáltatás típusa
- Gépi számla rögzítés kézzel
- Kézi számla rögzítés
- Egyszerűsített
- Gyűjtőszámla
- Magyar forint (HUF)
- Más deviza
Előzmény nélküli módosító számla rögzítés
Előzmény nélküli érvénytelenítő számla rögzítés
Ha a számlaadat-rögzítés hibás adatszolgáltatás miatt történik, akkor válasszuk a „Gépi számla rögzítés kézzel”
adatszolgáltatást és adjuk meg a számla típusát és pénznemét, valamint válasszuk az „Új számla rögzítés” opciót.
A megjelenő képernyőn lehet magát a számlát rögzíteni. Az Eladó adatai automatikusan kitöltődnek, de javasolt azért
ellenőrizni, ha előzőleg változások történtek a cég adataiban, hogy azok frissültek-e.
Abban az esetben, ha a vevő státusza „Belföldi ÁFA alany” az adószám első 8 számjegyét beírva az adatait a rendszer
automatikusan betölti.
Ezt követően vigyük fel a számla adatait:
- számla sorszáma (gondosan ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk meg)
- számla kelte
- teljesítés dátuma
- fizetés módja
Más deviza választása esetén a lenyíló menüből válasszuk ki a használt pénznemet és adjuk meg az alkalmazott árfolyamot (a tizedesjel csak pont lehet).
Válasszuk ki a megjelenési formát:
- Papír alapú számla
- Elektronikus formában előállított, nem EDI számla
- EDI számla
- A szoftver nem képes azonosítani vagy a kiállításkor nem ismert
A megjelenő Tétel hozzáadása ablak tetején három tabfül található:
- Számlatétel adatok
- Árengedmény
- Kiegészítő adatok
Figyeljünk arra, hogy alul a tételsorhoz tartozó nettó, ÁFA és bruttó összeg nem számítódik ki automatikusan, azokat nekünk kell kézzel beírni.
Fontos: ezeket az összegeket a számla pénznemében kell megadni, vagyis deviza számla esetében a számlán használt pénznemben!
Bármelyik tabfülön állva alul a „Kitöltés ellenőrzés” gombbal tudjuk ellenőrizni, hogy minden adatot
megadtunk-e. Ha hibás a kitöltés a gomb felett piros keretben megjelenik a
„Tétel adataival kapcsolatos hiba lista”.
Fokozottan ügyeljünk arra, hogy a hibalistában csak a kitöltésre vonatkozó hibák jelennek meg (hiányzó adatok)
a megadott összegeket és a számítások helyességét nem ellenőrzi a rendszer.
Ha az ellenőrzés nem jelez hibát, akkor elérhető válik a „Tétel hozzáadása” gomb, amivel a számlához adhatjuk
a tételt.
A tételek hozzáadásának befejezése után töltsük ki alatta a „Számla összesítő ÁFA-mérték szerint” és
„Számlaösszesítő” részeket is.
A „Számla összesítő ÁFA-mérték szerint” táblázat a tételek felvitelénél alkalmazott eltérő ÁFA kulcsokkal
automatikusan bővül (pl. Alkalmazott adó százalékos mértéke: 27%, Alkalmazott adó százalékos mértéke: 5% stb.)
Az ezekhez tartozó nettó, ÁFA és bruttó összegeket soronként kell kitölteni.
A számla rögzítése előtt nyomjuk meg a „Kitöltés ellenőrzés” és a „Tartalmi ellenőrzés” gombokat.