NAV Online Számla érvénytelenítés

Hibás számlák technikai érvénytelenítése és új számla manuális rögzítése a NAV Online Számla rendszerben. Részletes útmutatás lépésenkénti leírással és képekkel.


NAV Online Számla érvénytelenítés

A Native Számlázó program felküldés előtt minden számlát külön ellenőriz, hogy megfelel-e a NAV online számlaadat-szolgáltatásnak. Ennek a belső kontrollfolyamatnak köszönhetően jelentősen leszűkült a hibalehetőségek száma. A számla listában a számlaszámok előtti színes négyzet jelöli milyen státuszban van a felküldés (zöld ■ - sikeres, sárga ■ - folyamatban és piros ■ - hiba), ezt célszerű rendszeresen ellenőrizni, hogy mielőbb javíthassuk az esetleges problémát.



Ha a Native Számlázó programban piros ■ négyzet jelenik meg a számla előtt - más számlázó programokban ettől eltérő hibajelzés lehetséges -, akkor lépjünk be az Online Számla - NAV https://onlineszamla.nav.gov.hu/home felületen.

Technikai érvénytelenítésre és a számlák adatainak kézi rögzítésére csak az elsődleges felhasználó, illetve a “Számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználó jogosult.

Adatszolgáltatás ellenőrzése

Először is ellenőrizzük mi okozta a hibás rögzítést, ehhez válasszuk ki a felső menüből a Számlák / Adatszolgáltatások menüpontot.


NAV Online Számla adatszolgáltatás

Állítsuk be a szűrési feltételeket (létrehozás dátumtól – létrehozás dátumig) és nyomjuk meg alul a Szűrés gombot.


NAV Online Számla gépi adatszolgáltatás

A megjelenő listából keressük meg azt a számlát, amelynek a státuszában piros X látható. A sor végén a lefelé néző háromszögre kattintva betöltődő ablakban a sor elején nyomjuk meg a lefelé mutató nyilat, hogy megnézzük a technikai hiba leírását.


NAV Online Számla technikai hibák

Ezt érdemes a program fejlesztőjének elküldeni, hogy meg tudja keresni és javítani a hibát.

Technikai érvénytelenítés

A technikai érvénytelenítéshez a felső menü sorban lépjünk át a Számlák / Kimenő Számlák menüpontba. Itt is állítsuk be a szűrést (dátum) és keressük meg a javítandó számla sorszámát.

Ha nem találjuk a számlát, akkor itt nincs további teendőnk, ebben az esetben a hibás számlát kézzel kell rögzíteni.

Fontos, hogy a technikai érvénytelenítés kizárólag az adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál! Tehát akkor, ha a számla helyesen lett kiállítva, de az adatszolgáltatás (felküldés) során hiba lépett fel.

Hibás adatokkal kiállított számlát a számlázó programban érvénytelenítő (sztornó) számla készítésével, majd a helyes számla kiállításával tudja javítani.


NAV Online Számla kimenő számlák

A listában az érvényteleníteni kívánt számla sorának végén a műveletek oszlopban lévő három pontra kattintva felajánlott menüből válasszuk a “Technikai érvénytelenítés” menüpontot.


NAV Online Számla technikai érvénytelenítés

A megjelenő űrlapon szerepel az érvénytelenítendő számlaszám, alatta a lenyíló menüből válasszuk ki az érvénytelenítés kódját és szövegesen írjuk be az érvénytelenítés okát majd kattintsunk a Mentés gombra.

Technikai érvénytelenítés jóváhagyása


NAV Online Számla adatszolgáltatás érvénytelenítése

A technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni, ehhez lépjünk a felső menüben a Nyilatkozatok / Adatszolgáltatás érvénytelenítése menüpontba.


NAV Online Számla adatszolgáltatás nyilatkozat

Állítsuk be a szűrés feltételeit (pl. dátum), majd kattintsunk a jóváhagyni kívánt sor végén a lefelé néző háromszögre.


NAV Online Számla érvénytelenítés elfogadása

A megjelenő ablakban ellenőrizzük az adatokat és alul nyomjuk meg az „Érvénytelenítés elfogadása” gombot, amennyiben véglegesíteni szeretnénk a technikai érvénytelenítést.

Ha visszalépünk a listához, akkor az „Érvénytelenítési státusz” oszlopban már a „Jóváhagyva” szövegnek kell szerepelnie.

Ezzel a technikai érvénytelenítés megtörtént, most már a kiállított számla adatait a valóságnak megfelelően rögzíthetjük.

Számlaadat-rögzítés

A technikai érvénytelenítés után a számla adatait manuálisan kell rögzíteni a NAV Online Számla rendszerben.

Lépjünk a felső menüsor Számlaadat-rögzítés menüpontjába.


NAV Online Számla számlaadat-rögzítés

A megjelenő képernyőn válasszuk ki, hogy egyszerűsített vagy bővített rögzítést szeretnénk:

  • Egyszerűsített rögzítés: a rögzíteni kívánt számlán csak kötelező adat szerepel
  • Bővített rögzítés: a rögzíteni kívánt számlán a kötelező tartalmi elemeken túl egyéb adatok is szerepelnek
Kivételes esetektől eltekintve az Egyszerűsített rögzítést célszerű választani, a gomb megnyomását követően elérhetővé válik a számlarögzítés.

Első lépés a forrás kiválasztása, ahol az alábbi lehetőségeket ajánlja fel a rendszer:

Adatszolgáltatás típusa
  • Gépi számla rögzítés kézzel
  • Kézi számla rögzítés
Számla típusa
  • Egyszerűsített
  • Gyűjtőszámla
Számla pénzneme
  • Magyar forint (HUF)
  • Más deviza
Új számla rögzítés
Előzmény nélküli módosító számla rögzítés
Előzmény nélküli érvénytelenítő számla rögzítés


NAV Online Számla gépi számla rögzítés kézzel

Ha a számlaadat-rögzítés hibás adatszolgáltatás miatt történik, akkor válasszuk a „Gépi számla rögzítés kézzel” adatszolgáltatást és adjuk meg a számla típusát és pénznemét, valamint válasszuk az „Új számla rögzítés” opciót.

A megjelenő képernyőn lehet magát a számlát rögzíteni. Az Eladó adatai automatikusan kitöltődnek, de javasolt azért ellenőrizni, ha előzőleg változások történtek a cég adataiban, hogy azok frissültek-e.

Abban az esetben, ha a vevő státusza „Belföldi ÁFA alany” az adószám első 8 számjegyét beírva az adatait a rendszer automatikusan betölti.

Ezt követően vigyük fel a számla adatait:

  • számla sorszáma (gondosan ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk meg)
  • számla kelte
  • teljesítés dátuma
  • fizetés módja
Ha a számla pénznemének az előző ablakban a „Magyar forint (HUF)” lehetőséget választottunk, akkor az alkalmazott árfolyam mezőbe 1 kerül és ez nem módosítható.
Más deviza választása esetén a lenyíló menüből válasszuk ki a használt pénznemet és adjuk meg az alkalmazott árfolyamot (a tizedesjel csak pont lehet).

Válasszuk ki a megjelenési formát:
  • Papír alapú számla
  • Elektronikus formában előállított, nem EDI számla
  • EDI számla
  • A szoftver nem képes azonosítani vagy a kiállításkor nem ismert
Ezután vegyük fel egyenként a számlatételeket a jobb oldalon lévő „Új tétel hozzáadása” gomb megnyomásával.

A megjelenő Tétel hozzáadása ablak tetején három tabfül található:
  • Számlatétel adatok
  • Árengedmény
  • Kiegészítő adatok
Ezeket értelemszerűen kell kitölteni, a csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező.

Figyeljünk arra, hogy alul a tételsorhoz tartozó nettó, ÁFA és bruttó összeg nem számítódik ki automatikusan, azokat nekünk kell kézzel beírni.

Fontos: ezeket az összegeket a számla pénznemében kell megadni, vagyis deviza számla esetében a számlán használt pénznemben!

Bármelyik tabfülön állva alul a „Kitöltés ellenőrzés” gombbal tudjuk ellenőrizni, hogy minden adatot megadtunk-e. Ha hibás a kitöltés a gomb felett piros keretben megjelenik a „Tétel adataival kapcsolatos hiba lista”.

Fokozottan ügyeljünk arra, hogy a hibalistában csak a kitöltésre vonatkozó hibák jelennek meg (hiányzó adatok) a megadott összegeket és a számítások helyességét nem ellenőrzi a rendszer.

Ha az ellenőrzés nem jelez hibát, akkor elérhető válik a „Tétel hozzáadása” gomb, amivel a számlához adhatjuk a tételt.

A tételek hozzáadásának befejezése után töltsük ki alatta a „Számla összesítő ÁFA-mérték szerint” és „Számlaösszesítő” részeket is.

A „Számla összesítő ÁFA-mérték szerint” táblázat a tételek felvitelénél alkalmazott eltérő ÁFA kulcsokkal automatikusan bővül (pl. Alkalmazott adó százalékos mértéke: 27%, Alkalmazott adó százalékos mértéke: 5% stb.) Az ezekhez tartozó nettó, ÁFA és bruttó összegeket soronként kell kitölteni.

A számla rögzítése előtt nyomjuk meg a „Kitöltés ellenőrzés” és a „Tartalmi ellenőrzés” gombokat.